Česká unie sportu připravila pro své členské tělovýchovné jednoty a sportovní kluby, které evidují členy v systému IS ČUS, funkci umožňující snadný export dat – tlačítko „Export rejstřík“. Tato funkce generuje soubor s údaji o sportovcích a trenérech ve formátu odpovídajícím požadavkům Rejstříku sportu NSA, a to bez potřeby dalších úprav.
Úprava a aktualizace údajů v IS ČUS
Před samotným exportem z IS ČUS je důležité údaje o sportovcích a trenérech ověřit a aktualizovat:
- Sportovní odvětví: U každého oddílu je nutné specifikovat sportovní odvětví (namísto obecného označení „sport“).
- Aktualizace členů: Odstraňte neaktivní členy a přidejte nové.
- Tréninky a soutěže: U každého sportovce vyplňte počet tréninků týdně. U soutěžících uveďte i počet soutěžních dnů za období od 1. 11. 2023 do 31. 10. 2024 (období dle Výzvy MK25). Pokud tyto údaje nevyplníte, systém je automaticky přiřadí (6 soutěží pro soutěžící, 0 pro nesoutěžící).
- Datum „Sportovcem od“: Doporučuje se uvádět skutečné zahájení sportovní činnosti, nikoli datum podání přihlášky. Pokud toto pole zůstane prázdné, systém automaticky použije datum zápisu do IS ČUS.
Tyto údaje lze doplnit přímo v detailu osoby nebo hromadně pomocí funkcí „Export“ a „Import“. Podrobný návod naleznete v příslušné dokumentaci.
Poznámka: Do žádosti lze zařadit pouze sportovce, kteří začali sportovní činnost nejpozději 1. 10. 2024, a kteří splní podmínky pravidelné sportovní činnosti v roce 2025.
Export dat z IS ČUS
Funkci „Export rejstřík“ najdete v sekci Členové nebo Oddíly. Výstupní soubor ve formátu *.csv obsahuje pouze členy relevantní pro zápis do Rejstříku sportu, což může znamenat menší počet členů, než jaký je evidován v systému IS ČUS.
Nastavení typu souboru
- Po stažení souboru (formát *.csv) z IS ČUS do vašeho počítače je třeba jej otevřít (v programu Excel), po zkontrolování a případných úpravách dejte uložit jako.
- Zvolte typ souboru CSV UTF-8 (s oddělovači) viz obrázek a dejte uložit. Následně ho nahrajte takto do Rejstříku sportu.
- Pokud nemáte v nabídce typ souboru CSV UTF-8 (s oddělovači) zvolte typ souboru CSV (textový soubor s oddělovači) a dejte uložit. Poté postupujte následovně:
Před nahráním souboru CSV do Rejstříku je třeba jej „přeuložit“ v kódování UTF- 8 BOM. Tato změna se provede následovně (viz další obr.) – nejprve si otevřete CSV soubor v poznámkovém bloku (zmáčknete pravým tlačítkem myši na soubor zvolit buď variantu “Otevřít v programu – poznámkový blok” nebo “Upravit v poznámkovém bloku” a poté uložit v novém kódování viz obrázky níže. Uložit jako typ: všechny soubory viz obrázek níže.
Pozn.: Pokud Vám nenabízí kódování UTF- 8 BOM, vyberte UTF- 8.
Import dat do Rejstříku sportu NSA
Při nahrávání dat do Rejstříku (záložka Import/Export) je nutné zvolit správný typ importu:
- Import aktualizace: Přidává nové informace, ale nemění již zapsaná data.
- Import nahrazení: Zneplatní všechny záznamy, které nejsou v nahrávaném souboru. Tento typ importu je vhodný pouze pro kompletní aktualizaci databáze.
Každý soubor musí mít jedinečný název. Pokud se objeví chyba „Zadaná kombinace záznamu již existuje“, změňte název souboru a import opakujte.
Při problémech:
- Pokud systém nenačítá data, zkuste obnovit stránku nebo použít jiný prohlížeč.
- Pro identifikaci chyb využijte funkci „Export protokolu CSV s chybami“.
Nejčastější chyby ve jménech se týkají:
- prohození jména a příjmení
- více křestních jmen či příjmení (nutné je mít ve správném pořadí)
- zdrobněliny v křestních jménech (např. Péťa místo Petr),
- dodatkové údaje ve jménech (např. Josef Novák st. nebo uvádění titulu),
- chyby v diakritice (Registr obyvatel rozlišuje i rozdílné znaky v případě přehlásek a podobně).
Stavy „Nenalezeno“ či „Nenalezeno opakovaně“ jsou nejčastěji uvedeny u cizinců do 15 let, kteří nemají povinnost u nás být zaregistrovaní (v takovém případě je to v pořádku a projdou do dotace i bez ověření v Registru obyvatel). Pokud máte stav „Nenalezeno“ či „Nenalezeno opakovaně“ uveden u sportovců starších 15 let, je pravděpodobné, že máte chybu v kombinaci jména, příjmení a data narození a je potřeba kontaktovat dotyčného o kvůli doplnění či ověření údajů. Nejčastější chyby ve jménech (platí obzvlášť u cizinců) jsme vypsali výše.
Další doporučení
- Ověření sportovců: Proces ověřování v Registru obyvatel probíhá přes noc.
- Údaje o statutárních orgánech: Tyto údaje aktualizujte ručně, včetně kontaktů na zástupce.
- Kontrola sdružení: Zkontrolujte (v sekci Zastřešující organizace), že máte stav „dokončené sdružení“ s příslušným sportovním svazem. Bez dokončeného sdružení nedojde k uznání vašich soutěžních sportovců. Při nedokončeném sdružení neprodleně kontaktujte sportovní svaz, aby vaše sdružení v Rejstříku dokončil.
Pokud sportovní svaz již ve své evidenci v Rejstříku uvedl počet soutěžních dnů u dané osoby, kterou eviduje u vašeho klubu, naleznete toto číslo v detailu osoby. Svazy mají čas na doplnění těchto údajů do 20. prosince 2024 do 12 hodin, většina z nich v současné době pracuje na úpravách svých informačních systémů, aby mohla počty soutěžních dnů do Rejstříku naimportovat.